Preguntas frecuentes

Preguntas frecuentes sobre Safe Site Check In

Compañía

¿Qué es Safe Site Check In?

El registro en el sitio seguro proporciona un proceso de evaluación de la salud y la seguridad seguro, sin contacto y sin papel que prioriza la privacidad y permite operaciones seguras, conformes y sanas de negocios e instalaciones. Estamos acostumbrados en toda América del Norte a procesar miles de exámenes de empleados y visitantes todos los días.

¿Cuándo y por qué se fundó Safe Site Check In?

La compañía se lanzó en junio de 2020 para atender la creciente necesidad de una forma segura de registrarse en el trabajo o en espacios públicos utilizando un teléfono inteligente y respondiendo a las preguntas sobre salud relacionadas con COVID-19 para garantizar que todos los habitantes de la zona estén libres de síntomas. Además, la aplicación permite a las empresas eliminar procesos anticuados como las hojas de registro en papel y los registros de visitas o tabletas compartidas. Esto reduce la propagación de virus, ahorra horas de tiempo, lo que redunda en una mayor productividad de los empleados, aumenta la seguridad al saber quién ha hecho el check-in en el trabajo o en un edificio público, protegiendo al mismo tiempo la información personal, y permite a los empleadores conciliar fácilmente las horas trabajadas con las facturas y los contratos.

¿Cómo funciona Safe Site Check In?

Para usar Safe Site Check In, los empleados y visitantes apuntan su smartphone a un código QR único publicado en el sitio de trabajo o en la oficina o edificio público y responden a las preguntas relacionadas con la salud de COVID-19 requeridas por las directivas locales de salud - no se requiere descarga. Se les niega o aprueba el acceso al lugar y reciben una tarjeta de entrada digital diaria. Los supervisores del sitio y los administradores de RRHH pueden ver el estado de salud de todos en el sitio y son notificados inmediatamente de posibles problemas de salud.

¿Cuáles son los beneficios de usar Safe Site Check In?

Asegura que todos en un área estan libre de síntomas de COVID-19 y apoya el rastreo de contactos si alguien contrae el virus. Como los empleados y visitantes se registran a través de su smartphone, la información personal de salud no es almacenada por el empleador o el gerente de la instalación. Esto ayuda a asegurar el cumplimiento de las regulaciones de HIPAA, así como las clasificaciones de OSHA.

¿Es Safe Site Check In sólo para COVID-19?

No. La necesidad de un proceso de control racionalizado en el trabajo y en los espacios públicos ha sido largamente esperada para un cambio de tecnología. En lugar de las anticuadas hojas de registro en papel, Safe Site Check In facilita que cualquiera pueda entrar en un espacio público de forma segura y privada y sepa que está rodeado de otras personas que no muestran signos de ser portadoras de un virus mortal. Además, proporciona a los administradores de instalaciones y a los organizadores de eventos una forma de saber quién está en un edificio, en un evento deportivo o en otros lugares públicos en caso de emergencia, todo ello sin comprometer la información personal.

¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha Safe Site Check In?

El tiempo de preparación es de unos 5 minutos. Los administradores de la compañía pueden entonces agregar sitios y crear carteles QR en minutos

¿Puedo establecer mi propio Safe Site Check In en áreas dedicadas?

Sí. La funcionalidad del Administrador permite a los gerentes, supervisores y demás personal designado crear sus propios sitios de registro en cuestión de minutos para una apertura y reapertura más rápida y segura de las áreas de trabajo y los edificios. Esta función también proporciona un mayor control y visibilidad de las personas en un lugar de trabajo o en un edificio.

Precios

¿Cómo funcionan los precios y los pagos?

La aplicación Safe Site Check In (SSCI) se factura como una suscripción mensual. El precio de la suscripción se basa en el número de licencias de sitio adquiridas a razón de 79 dólares al mes por sitio. Este modelo ofrece tres ventajas distintas.

  1. Usted paga sólo por el número de sitios de trabajo en un mes determinado. Puedes optar por mantener una suscripción de cero licencias para esos raros meses en los que no tienes ningún centro de trabajo.
  2. Nuestros precios son por obra, sin límites ni restricciones de uso diario, número de trabajadores o visitantes, y no varían a lo largo de la duración de un proyecto de obra. Esto facilita el aumento o la reducción de la escala y hace que la estimación de los costes sea fácil y predecible para proyectos de cualquier tamaño.
  3. Las suscripciones al SSCI se renuevan mensualmente y no requieren un compromiso a largo plazo. Solo hay que calcular los costes mes a mes.

¿Cuál es la diferencia entre "sitios" y "licencias de sitios"?

Lossitios en el servicio SSCI representan lugares de trabajo físicos o sitios de trabajo donde el acceso se gestiona a través de un proceso de selección. Los emplazamientos aparecen y desaparecen. En el caso de los contratistas, la duración de un emplazamiento depende de las fechas de inicio y finalización de un trabajo en un lugar concreto. En el caso de las oficinas, la duración depende de las condiciones de arrendamiento o puede ser permanente.

Laslicencias de emplazamiento son el número de lugares en los que se requiere un control. Algunos emplazamientos pueden tener sólo una zona que controlar a la entrada o más de una en función de los requisitos exclusivos de ese emplazamiento, como el almacenamiento de suministros o equipos, etc. También pueden considerarse como ranuras de capacidad reutilizables de la SSCI que son ocupadas por los emplazamientos a lo largo del tiempo. Por ejemplo, una licencia de emplazamiento puede utilizarse para un emplazamiento cuyo trabajo termina, y luego volver a utilizarse para un nuevo emplazamiento cuyo trabajo acaba de empezar. Las empresas de producción de medios de comunicación o de gestión de instalaciones, donde el tiempo en los sitios de trabajo es corto, podrían reutilizar la misma licencia de sitio varias veces en el mismo mes.

¿Las suscripciones a la licencia del sitio son por meses enteros?

Las licencias de sitiose compran en incrementos de una suscripción mensual y se renuevan automáticamente. Si añade una licencia de sitio a mitad de mes, se le cobrará la licencia adicional. Si resta una licencia de sitio, la tarifa total de la licencia se reducirá en la fecha de renovación del mes siguiente.

Las licencias de sitio compradas con tarjeta de crédito se renuevan un mes después de la fecha de compra. Las licencias de sitio adquiridas mediante factura se renuevan al principio de cada mes.

SSCI no realiza descuentos prorrateados. En su lugar, SSCI utiliza estos ingresos para cubrir el coste de mantenimiento de los datos de registro de su empresa para la elaboración de informes históricos o la localización de contactos, independientemente del número de sitios que su empresa mantenga a lo largo del tiempo. Por ejemplo, cuando un sitio se vuelve inactivo, el sitio no cuenta en su recuento de sitios con licencia. Sin embargo, podrá seguir viendo el historial de actividad del sitio sin coste alguno.

¿Las licencias de los sitios pueden quedar inactivas?

Las licencias de sitio pueden estar activas o inactivas. A medida que su negocio cambia, los administradores de SSCI gestionan la cantidad total de licencias para que se ajuste al número de sitios de trabajo. La aplicación del administrador del SSCI facilita el aumento o la disminución del total de licencias.

A veces, es normal tener más suscripciones de licencias totales que sitios de trabajo activos. Por lo general, esto se debe a los retrasos en el inicio del trabajo en el sitio, y es más fácil tener licencias de sitio en reserva que tratar de hacer coincidir el total de licencias con el total de sitios cada día. La mayoría de los clientes de SSCI estiman el número de licencias de sitio necesarias para todo un mes, y añaden a ese número a mediados de mes si el negocio requiere más.

Piensa en una licencia de obra como en un remolque de obra: puedes utilizarla una y otra vez para múltiples trabajos.

¿Qué pasa si paso los cargos del SSCI a mis clientes?

Dado que el SSCI es asequible, la mayoría de los clientes incluyen los costes del SSCI como un componente de los gastos generales y los asignan a todos sus márgenes de beneficio.

Sin embargo, si pasa por los costes de la SSCI, la aplicación del administrador de la SSCI incluye un informe de la lista de detalles del sitio que hace que sea fácil averiguar qué sitios están actualmente activos:

Informe de la lista de detalles del sitio

La lista puede exportarse y compartirse con Cuentas por Pagar para asignar cargos SSCI a trabajos individuales. La mayoría de las empresas incluyen un código de trabajo o proyecto cuando crean sitios por esta razón.

¿Cómo puedo pagar al SSCI con tarjeta de crédito?

La compra de licencias SSCI con tarjeta de crédito es la más eficiente y segura. Las suscripciones a las licencias se cobrarán el día de la compra inicial, y las licencias se facturarán automáticamente en su fecha de renovación mensual, un mes después de la compra.

Una ventaja añadida de pagar con tarjeta de crédito es que cuando se añaden licencias de sitios adicionales durante un ciclo de facturación, los sitios adicionales que se cobran en la fecha de compra incremental se prorratean según el número de días que quedan en el ciclo de facturación actual.

Una segunda ventaja de pagar con tarjeta de crédito es que puede autogestionar el número de sitios con licencia necesarios a través de la función SSCI Admin, lo que elimina la necesidad de trabajar a través de nuestro equipo de soporte para realizar ajustes.

Ejemplo:  

Usted configura su cuenta para pagar con tarjeta de crédito el 7 de febrero:

  • El día 7 de cada mes se factura automáticamente a su tarjeta de crédito la cantidad mensual de sitios con licencia, por ejemplo, 3 sitios.
  • Puede cambiar la cantidad de sitios con licencia a través de la aplicación Admin en cualquier momento. Cuando añada a la cantidad comprada, por ejemplo, 1 licencia adicional el 21 de febrero: se facturará a su tarjeta el número prorrateado de días que queden en el ciclo de facturación mensual actual (hasta el 6 de marzo), su tarjeta se facturará automáticamente el 7 de marzo por 4 sitios con licencia. 
  • Cuando reduzca el número de sitios comprados, la autofacturación del mes siguiente reflejará la cantidad ajustada de sitios con licencia. Digamos que el 14 de marzo, usted reduce la cantidad de sitios de 4 a un conteo de 3, el 7 de abril su tarjeta es auto-facturada por 3 sitios. Tenga en cuenta que no recibirá reembolsos por reducir sus sitios con licencia, ya que las licencias son para una suscripción mensual.

Los cargos de las tarjetas de crédito requieren la menor cantidad de gestión por parte del personal de cuentas por pagar de nuestros clientes en comparación con la emisión de cheques o las transacciones ACH. Las tarjetas de crédito cuentan con una serie de protecciones, como la posibilidad de disputar los cargos o efectuar reembolsos, acumular puntos, etc.

El SSCI no captura ni almacena la información de las tarjetas de crédito. En su lugar, el SSCI utiliza un servicio de tarjetas de crédito que cuenta con las más amplias protecciones de seguridad sobre los números de tarjetas y la información comercial.

¿Cómo puedo pagar a SSCI con una factura?

Algunos clientes del SSCI querrán que se les facture por las licencias de sitio, aunque este método sea más laborioso.

El SSCI emite las facturas de las renovaciones de las suscripciones a principios de mes. El número de licencias incluye el recuento activo actual, más y las adiciones que se solicitaron durante el mes anterior.

Las licencias de sitio añadidas durante un mes anterior se facturan a la tarifa de suscripción del mes completo para cubrir el coste de ajustar manualmente las licencias, frente al beneficio de las adiciones prorrateadas cuando se paga mediante tarjeta de crédito.

Ejemplo:

La facturación se realiza siempre el primer día del mes. Se le facturará el número de sitios con licencia a partir del primer día del mes.

  • Supongamos que el 1 de febrero tiene 3 sitios con licencia. 
  • El 8 de febrero, usted solicita un sitio adicional con licencia. Nuestro equipo de soporte modifica la aplicación en consecuencia. Al recibir su factura del 1 de marzo, se le cobran 4 sitios para cubrir el mes de marzo, además de que se le factura con retraso el sitio que añadió el 8 de febrero.
  • El 14 de marzo, usted solicita que la cantidad de sitios con licencia se reduzca de 4 a 3. Nuestro equipo de soporte modifica la aplicación en consecuencia. El 1 de abril, se le facturará por 3 sitios con licencia.

Nuestros términos y condiciones estándar especifican condiciones de pago netas, pero SSCI no considerará sus pagos atrasados hasta que tenga más de 30 días de retraso. Tenga en cuenta la dirección postal para depositar sus cheques incluida en su factura, es diferente de nuestra oficina y dirección postal.

Salud Pública

¿Cómo se hace el seguimiento de los contactos?

En caso de transmisión de COVID-19 en un lugar que utilice Safe Site Check In, podemos utilizar la información de identificación personal (PII) para ayudar a los empleadores a informar a otros que podrían haber estado expuestos al virus. Sin embargo, no se divulga el nombre del empleado y Safe Site Check In no tiene acceso a su información personal de salud (PHI).

¿Quién lleva la cuenta de la información personal de salud de un usuario?

Esa información permanece en el teléfono del visitante y el servicio de nube de Safe Site Check In no la comparte ni la almacena.

¿Qué sucede si se le niega el acceso a un empleado o visitante?

El supervisor del sitio y/o RRHH es notificado inmediatamente por medio de un texto.

¿Cómo se determina qué preguntas sobre la salud hay que hacer?

Se basan en las directrices federales y locales específicas de COVID-19, y el empleador puede personalizarlas en función de la OSHA, las directivas de salud estatales y locales o los requisitos empresariales específicos del empleador.

¿Quién ve la información sobre los empleados que son admitidos o a los que se les niega el acceso al trabajo?

La empresa determina quién tiene acceso a los registros de visitas. La mayoría de las visitas a los registros del sitio se limitan, típicamente, a los supervisores y RRHH, pero una compañía puede designar a cualquiera que ellos elijan. Los visitantes no tienen acceso a respuestas específicas sobre información de salud; sólo se les notifica cuando se le niega el acceso a un empleado o visitante del sitio.

¿Cómo apoya Safe Site Check In la verificación y el cumplimiento de la HIPAA y el riesgo de ver los datos de salud?

Al no almacenar información personal de salud. La información personal de salud (PHI) permanece en el teléfono del usuario mientras responde a las preguntas de la encuesta. El servicio de registro en la nube de Safe Site Check In no almacena ni tiene acceso a la PHI.

¿Y si tenemos que tomar la temperatura de un visitante?

Haga que todos los visitantes usen primero Safe Site Check In. Luego asigne un supervisor de entrada al sitio para tomar temperaturas usando un termómetro de piel. Si un visitante mide más de 100,4 grados, el supervisor debe negarle la entrada. Si es necesario que las autoridades de salud pública rastreen los contactos, Safe Site Check IN tendrá toda la información necesaria.

Producto

¿Safe Site Check In permite a los clientes cambiar las preguntas?

Sí, Safe Site Check In personalizará las preguntas según las pautas del estado, los protocolos de su negocio u otras mejores prácticas.

¿Los empleados y los visitantes se conectan al sitio web de Safe Site Check In?

No. Acceden Safe Site Check In usando su teléfono móvil con cámara apuntando a un código QR único en el sitio de trabajo o dentro del edificio.

¿En qué idiomas está disponible Safe Site Check In?

Safe Site Check In está actualmente disponible en inglés y español y puede ser personalizado para apoyar otros idiomas.

¿Qué pasa si mi teléfono tiene problemas para escanear el código QR?

Primero, asegúrate de que los ajustes de tu teléfono estén encendidos para leer los códigos QR. Hay una línea "Lector de códigos QR" en la configuración de Android. En un iPhone, ve a Configuración > Centro de control > Personalizar controles, y luego toca junto al Lector de códigos QR. Luego, abre el Centro de control, toca el lector de códigos QR y posiciona tu iPhone para que el código aparezca en la pantalla.

Además, siempre usa la cámara de tu smartphone. Algunos modelos de smartphones no escanean desde la cámara, en este caso, usan la aplicación Google Lens. Evita usar otras aplicaciones de QR Reader, ya que pueden tener problemas para funcionar correctamente con las páginas de registro. Safe Site Check In ofrece carteles con instrucciones especiales para los visitantes que tengan problemas con el teléfono.

¿Qué navegadores funcionan con la aplicación App.SafeSiteCheckIn.Com Supervisor?

La aplicación ha sido probada con los últimos navegadores Chrome, Firefox, Edge y Safari. Microsoft Internet Explorer no es compatible. No uses el navegador en modo de incógnito o en modo de privacidad, ya que esto puede causar problemas para que las páginas se muestren correctamente.